時間ギリギリ。期日ギリギリ。
ギリギリが好きな人もいます。

僕はギリギリがすごく苦手です。
仕事はもちろん、日常生活でもそう。

ギリギリが嫌なので、常に時間に余裕を持って動きます。
ギリギリにならないよう日頃から意識しています。

もちろん完璧ではありません。
時間に追われることもあります。
それでも「意識する」ことが大事です。
意識から行動は変わります。

一応は「まだ？」と顧客に催促されることもなく、自分のリズムで仕事ができています。
ただしフリーランスではありますが。
会社勤めであっても応用できると思います。


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この記事では、ギリギリにならないために自分が実践している8つの工夫を紹介します。つい「時間がない」と言ってしまう方のご参考になれば幸いです。


【時間ギリギリをなくす8つの工夫】

1. 毎朝必ず予定と進捗を確認する
2. 優先順位を見える化する
3. メールをためない
4. 連絡はスグ・マメに
5. 所要時間は＋2割で考える
6. 早く終わることを先にやる
7. 〆切りは−2日で設定する
8. 目的地には30分前には着いておく

それぞれ簡単に、実践方法と効果をご説明します。

1.毎朝必ず予定と進捗を確認する

例外はありません。
仕事を始める前に、抱えているタスクと進行状況を確認します。
そうして頭の中を一度整理します。

確認する際、特に数字・場所を意識します。
日にち、会場などは誤りやすい要素です。

僕の場合は「朝ランでやることを思い出す→帰って答え合わせ」というやり方です。
単純ですが、効果はあります。

2.優先順位を見える化する

仕事には優先順位があります。
①人を待たせているか
②締め切り日の早さ
で優先順位付けをしています。

優先順位は頭の中だけでは整理しきれません。
自分に合った方法で可視化しましょう。

「クリップボードに資料を挟み、やる順に左から並べる」
というのが自分のやり方です。
その際、締め切り日を書いておきます。
つねに順番と期日が目に入ります。

3.メールを溜めない

メールはすぐ溜まります。
社内にはメールが飛び交います。
責任ある立場の人ほど沢山届きます。
自分なんて非常に少ない方です。

メールはなるべく即返すようにしています。
・相手は返事を待っている
・抱えているタスクを1つでも減らす
というのが理由です。

「やること」を少しでも早く減らせば、まとまった時間を作れます。
結果、時間の掛かる作業に集中できます。

抱えているタスクを減らすことは、「やり忘れ」のリスクを下げることでもあります。
メールを返し忘れていた！ もなくなります。

複雑そうな添付ファイルがあれば、とりあえず何の資料かだけ確認します。
先に返事をし、後で詳しく見ます。

4.連絡はスグ・マメに

これも
・相手を待たせない
・抱えているタスクを減らす
という観点から気を付けています。

「前々から決まっていたはずなのに、なぜ直前まで連絡が来ないのだろう？」
と思うことがしばしばあります。

知っているべきことが分かっていないと不安になります。
早めの連絡は優しさです。

途中であっても早く・マメに連絡するようにしています。
マメすぎるのも問題ですが、音沙汰ないよりマシです。

5.所要時間は＋2割で考える

人は自分の力量を過信しがちです。
慣れれば慣れるほど自信過剰になります。

しかし、意外と思うように事は進まないものです。
急な用事が入ったり、集中できなかったり……

だから作業の所要時間は2割増しで予定を組みます。
早く終われば終わったで良し。
「間に合わなかった」と思うより気持ちいいです。

6.早く終わることを先にやる

これは優先順位付けに関わることです。

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（A）すぐに終わり、〆切りも遅い
（B）時間は掛かるのに〆切りが早い
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AとBならAを先に処理するようにしています。
メール返信・連絡もAに分類されます。

つい締め切りの早い方を優先しがちですが、そうすると細かな仕事がどんどん溜まります。
結果、パンクします。

とにかく手持ちのタスクの数を減らすことが大事です。
机の上を片付けてから仕事をするのに似ています。
遠回りに見えて、結果的に早く終わることが多いです。
そして、時間に余裕が生まれます。

7.締め切りは−2日で設定する

言われた期日からマイナス2日し、自分〆切りにします。
「今日中」だったら仕方ないですが……

夏休みの宿題と同じで、時間的に余裕があるほど後回しにしてしまいます。
後で慌てないように、あらかじめ〆切りを前倒しで設定しておきます。

相手には、依頼の期日までにやると伝えておきます。
自分〆切りは2日前なので、言われた期限より早く仕上げられます。

-1日だと、何かあったときにギリギリになります。
2日余裕を見ておけば安心です。
これは大きな仕事になるほど効果があります。

全てが前倒しになっていけば、結果無理なくすべてが早めに進みます。
理想論であることは承知で、意識が大切です。

8.目的地付近に30分前には着いておく

会社員だと「サボり」だと思われる可能性があります。
また、一日で多くの場所を回る方には無理です。
一意見としてお読みください。

僕は約束の30分前には現場に入れるようにしています。
もっと言えば、1時間前には最寄り駅まで行きます。

これは渋滞や電車の遅延などトラブルに対応するためです。
どんな事情があっても遅刻は遅刻です。
人の時間を奪うことは極力あってはいけません。

スマホでもノートPCでも、できることは山ほどあります。
目的地でやること、話すことを復習する時間もできます。
余裕を持った準備が可能です。準備大事。
この時間で本を読むことも多いです。

とりあえず間に合う安心感。これは大きい。
ただ、外で待てば夏は暑く冬は寒いです。


＊　＊　＊


8つの工夫、いかがでしたでしょうか。
ほとんど参考にならなかったかもしれません。

フリーランスのカメラマン、という立場だから実践できるような気もしますが……
とにかく時間ギリギリなのは苦手です。

「あー忙しい」と嘆くより、自分の置かれている状況を整理し、過信せず時間を組み立てていくことが重要だと考えています。

毎日会社に行くのは大変です。
自分も10年は会社員だったので多少わかります。
机上の空論かもと思いつつ、日々の実践を書きました。

（おわり）




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